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Gestão de Recursos Humanos: guia completo para otimizá-la

A Gestão de Recursos Humanos tem o propósito de alinhar os objetivos da organização com a satisfação plena dos colaboradores. Para atingir esses fins, é necessário se valer de técnicas diversificadas que valorizem as pessoas como principal ativo e os clientes como potencializadores de resultados.

Garantir uma boa gestão do capital humano nas corporações é uma prioridade de empresas de diversos portes. Tornar o gerenciamento mais estratégico é uma responsabilidade dos gestores que desejam aumentar a performance da equipe e, em simultâneo, ainda obter os melhores resultados organizacionais.

Quer aprofundar seus conhecimentos sobre esse assunto? Preparamos este guia especialmente para você. É só reservar aquele cafezinho e curtir a leitura. Aproveite também para conferir cada detalhe!

O que é gestão de RH?

De uma maneira bem prática, podemos conceituar a gestão de Recursos Humanos como um conjunto de boas práticas que envolve atração de novos talentos, processos motivacionais e de integração do time, mensuração dos resultados do trabalho da equipe e, inclusive, planejamento estratégico do setor.

Na gestão de RH existem práticas em destaque e que têm sido adotadas por muitas corporações. Estamos nos referindo à gestão de pessoas e ao desenvolvimento humano e organizacional. Embora seja desafiador, esse processo objetiva alinhar a cultura da empresa com os valores da equipe, resultando, assim, em um trabalho executado por colaboradores satisfeitos e produtivos.

Qual a importância de torná-la eficiente?

Uma eficiente gestão de RH adota a gestão de pessoas, que é aquela que obtém resultados por meio das pessoas. Sendo assim, os gestores investem na qualidade de vida dos seus colaboradores e, por outro lado, com uma equipe valorizada é possível extrair o melhor desempenho para o cumprimento dos objetivos da empresa.

Traduzindo em outras palavras, vamos imaginar que sua empresa tem um RH estratégico, composto por uma equipe que veste a camisa da empresa, que cumpre as metas e é produtiva. O que tudo isso vai acarretar? Em um negócio mais rentável e lucrativo, pois sua empresa sabe usar as ferramentas de uma boa gestão.

O que significa aplicar a tecnologia?

Não dá para dissociar os termos gestão e tecnologia no setor de Recursos Humanos. Eles são reflexos da transformação digital. E o que isso quer dizer? É simples! O mundo real e o virtual estão se integrando. Como resultado dessa ação benéfica, temos a gestão do RH reformulando seus processos com o suporte de incríveis ferramentas digitais.

Indo mais além, podemos entender que a aplicação da tecnologia na gestão se dá quando você usa um software de RH ou qualquer outra plataforma digital, visando automatizar processos, reduzir erros e, inclusive, proporcionar melhoria contínua por meio da mensuração dos resultados.

Qual a importância da sua aplicação?

Para entender melhor a importância da tecnologia no RH, vale voltar ao passado. Vamos relembrar as características do setor? Ele era extremamente operacional. Pensar nesse departamento nos moldes antigos é ter em mente um móvel repleto de papéis, com trabalhos manuais, tarefas repetidas, colaboradores exaustos e demandas propícias ao erro constante.

A aplicação da tecnologia na gestão de RH muda radicalmente essa realidade das organizações. As automações de atividades, por exemplo, apresentam importância na hora de otimizar o tempo, no alcance das metas, melhoria dos processos, redução da burocracia e outros.

Nesse contexto, conseguimos uma gestão estratégica de pessoas, cujo propósito é melhorar os resultados de cada colaborador e da própria empresa por meio da análise e definição de ações com foco no treinamento e desenvolvimento da equipe. Assim, o RH assumiu um papel mais estratégico, conhecido por RH inteligente.

Com a evolução tecnológica, outras organizações repensaram suas estratégias. Sendo assim, o setor de Recursos Humanos sai de um patamar operacional para valorizar e investir em uma gestão de pessoas por competência por valorizar as diferentes competências da equipe para atingir os objetivos da corporação.

Quais as vantagens de automatizar o RH?

Um setor é automatizado quando usa a tecnologia a seu favor. Nesse caso, as demandas são executadas com o suporte de plataformas ou ferramentas digitais que agilizam a parte burocrática. Resultados como otimização do tempo, menor incidência de erros e outros pontos podem ser comprovados no cotidiano do setor.

A tecnologia tem capacidade de gerar fortes impactos nas rotinas do RH digital. Dito isso, o que acha de conhecer as vantagens de automatizar o RH de sua empresa? São pontos que daremos destaque para alavancar ainda mais os resultados do seu departamento. Acompanhe cada detalhe!

Menor notificação de erros

Ao automatizar os processos, o gestor tem a certeza que haverá menor incidência de erros, cobranças e insatisfações. Por que isso acontece? A resposta é simples! A gestão das operações se torna mais eficaz e o controle das tarefas é mais preciso.

Nesse sentido, sobra até espaço para implantar uma gestão humanizada, desenvolvendo, assim, relações mais saudáveis por meio da aproximação dos líderes com os liderados.

Aproveitando, o que acha de entender o que sua empresa ganha quando consegue ter menores notificações de erros? Vejamos:

• aumento da produtividade da equipe;
• ganho de tempo durante a execução das tarefas;
• maior lucratividade no empreendimento.

Otimização do tempo

Quando mencionamos o termo automação de processos, logo nos reportamos a palavra-chave otimização do tempo. Sendo assim, a empresa tem a oportunidade de oferecer um serviço com maior rapidez, pois as tarefas são executadas em um menor prazo. Quais consequências isso traz para sua empresa? Acompanhe:

• cumprimento das metas organizacionais;
• maior satisfação da clientela;
• destaque da empresa perante os concorrentes.

Melhoria na análise de dados

As empresas que usam a automação de processos de RH podem se beneficiar de outro elemento importante, que é o acesso à análise de dados por meio de ferramentas tecnológicas. Com isso, você garante as informações e o compartilhamento em frações de segundos. Veja outros resultados importantes:

• as informações ficam disponíveis em um só lugar, ou seja, na plataforma;
• informações em tempo real, maior controle gerencial e ajustes das tarefas;
• mapeamento das tarefas executadas para avaliar o desempenho do time.

Padronização das tarefas

Contar com um sistema automatizado de RH é garantir que as tarefas serão feitas de forma padronizada. Quais os impactos dessa ação? Além de redução dos erros, temos outro ponto favorável, que é o menor tempo gasto na execução das demandas. Fora esses pontos, existe mais algum que podemos acrescentar? Confira:

• redução de custos operacionais;
• entrega de produtos ou serviços com maior percepção de valor;
• maior engajamento da equipe.

Eliminação de esforços desnecessários

Fazer a automação de processos de RH é ter condições de gerenciar as tarefas dos colaboradores com maior controle. Sendo assim, é possível eliminar os esforços desnecessários e focar nas ações que geram impacto no departamento. Confira outras consequências desse processo:

• diagnóstico dos erros em tempo real e possibilidade de sanar problemas;
• mais tempo para questões estratégicas do setor;
• ter condições de analisar o desempenho da equipe e propor melhorias.

Melhor experiência para a equipe

Automatizar os processos do setor de recursos humanos não é uma tarefa simples. Entretanto, cabe ao gestor sensibilizar a equipe, mostrando que a nova metodologia de trabalho vem para proporcionar uma melhor experiência para todos os envolvidos. Aproveite para conhecer outros resultados dessa prática:

• relacionamento satisfatório entre a equipe e a organização;
• entrega de produtos e serviços com qualidade;
• fortalecimento da cultura organizacional.

Comunicação interna mais alinhada

Sem diálogo, é impossível fazer o alinhamento da equipe e muito menos alcançar os objetivos da corporação. Fazendo a automação de processos de RH, dá para criar mecanismos de comunicação interna. Eles são úteis por gerar relatórios, documentos e até avisos de mensagens com um simples disparo automático. Seguem outros benefícios:

• alinhamento do propósito organizacional;
• fortalecimento da cultura da empresa;
• retenção dos melhores talentos.

Quais as melhores soluções tecnológicas?

São dezenas de tarefas que o setor de RH precisa desempenhar no cotidiano para garantir uma boa gestão do departamento. Começando a enumerar, temos recrutamento e seleção, plano de cargos e salários, folha de pagamento, armazenamento de dados e outras mais. No fim do dia, você percebe que a gestão estratégica é sempre um assunto que fica em segundo plano.

Agora, vamos subir de nível! Imagine ter todas as demandas do setor de recursos humanos sendo operadas por ferramentas ou plataformas digitais. É aqui que a tecnologia entra em ação para fornecer dados, integrar informações e facilitar processos. Vale lembrar que todas em conjunto otimizam a gestão de RH. Para simplificar as etapas, tome nota das 9 melhores soluções. Confira!

Compartilhar dados

O compartilhamento dos dados entre sistemas é uma incrível solução tecnológica. Ele dá a possibilidade dos gestores e da equipe responsável ter acesso às informações de uma forma rápida e prática. Não dá para negar o quanto isso otimiza a velocidade das operações, permitindo que sejam feitas de forma simultânea.

Criar videoconferências

Todo gestor precisa fazer reuniões e entrevistas. Em tempos de pandemia, nada melhor que dispor de ferramentas que permitam a realização dessas tarefas e até treinamentos à distância. Vale ressaltar que essa solução representa otimização do tempo e, inclusive, a redução de despesas com transportes e viagens.

Gerenciar tarefas

Existem ferramentas que permitem o planejamento das tarefas, a distribuição entre os colaboradores e o acompanhamento da execução. É satisfatório ter uma solução dessa em sua empresa, pois ainda dá o suporte para o gestor analisar os resultados, propor remanejamentos e até criar planos de incentivos à produtividade.

Organizar e-mails

Diariamente, dezenas de e-mails lotam a caixa de entrada dos profissionais. Como solução tecnológica, existem sistemas que se encarregam de organizar o correio eletrônico e, inclusive, dão suporte na localização de contatos, anexos e até documentos. Essa simples ação só tem a contribuir para uma gestão eficiente.

Recrutar e selecionar pessoal

Os processos de recrutamento e seleção podem ser bem mais simples se ocorrerem com o suporte de soluções tecnológicas. Não importa se é a criação de um banco de currículos, cadastros ou triagem dos candidatos. Elas podem favorecer o bom desempenho das tarefas e, inclusive, as chances de acertos são maiores.

Avaliar desempenho

Todo gestor precisa avaliar o desempenho do seu time. Sendo assim, já existem ferramentas que armazenam informações sobre a performance do colaborador. Uma solução tecnológica desse tipo é fundamental em sua organização, pois serve com um “termômetro” para medir desempenhos, propor treinamentos e incentivos.

Gerar folha de pagamento

Gerenciar uma folha de pagamento em Excel é uma árdua tarefa, pois envolve salários, horas extras, afastamentos, benefícios e outros. Entretanto, com a inclusão de soluções tecnológicas, essa missão pode ser desenvolvida de uma forma bem mais simples, ágil e com a menor probabilidade de erros.

Estabelecer planos de carreira

Ter o apoio de soluções tecnológicas na hora de elaborar planos de cargos e salários é uma opção bastante inteligente. Portanto, se você deseja acompanhar o desenvolvimento do seu time e planejar a progressão de carreira de maneira mais efetiva, a dica é contratar serviços informatizados de empresas especializadas.

Gerir o tempo

Sempre ouvimos a frase: “Tempo é dinheiro”. No mundo dos negócios, ele jamais deve ser desperdiçado. Nesse sentido, vale implantar soluções tecnológicas no setor de recursos humanos para haver o controle dos horários de entrada, saída e, inclusive, relatórios das horas gastas durante a execução de tarefas.

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Como fazer análise de dados?

Números são informações! Eles não só servem para os departamentos de finanças, marketing e administrativo. No setor de recursos humanos, as pessoas geram dados que devem ser analisados para direcionar as ações estratégicas e os processos do departamento.

Para um melhor entendimento, vale ressaltar que uma boa análise de dados em RH coleta informações, ordena os dados, verifica padrões da empresa e extrai lições que auxiliam os líderes da equipe. Tudo isso é um norte que direciona o sentido das ações a serem desenvolvidas para gerar maior impacto.

Aqui, vale ainda destacar outro ponto importante. Trata-se da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Nela, estão contidos os princípios, direitos e deveres quando o assunto for tratamento dos dados pessoais dos titulares. As normas devem ser seguidas por empresas públicas e privadas.

A LGPD surge para proteger os dados pessoais dos titulares. Vamos a um exemplo. Em um processo de recrutamento e seleção, como isso se aplica? Nesse caso, cabe a empresa coletar apenas as informações que forem importantes para esse fim específico. Além disso, é preciso ter as políticas de privacidade claras e disponibilizadas para os candidatos.

Agora, vale apresentar dois itens muito usados na gestão de recursos humanos. É o People Analytics e a leitura de dados. Vamos trazê-las com riquezas de detalhes para serem implementadas em sua empresa.

People Analytics na gestão do RH

O que é o People Analytics? Certamente, você já ouviu esse termo várias vezes, mas não consegue interpretar quanto essa ferramenta é útil em sua empresa. Como a própria tradução já diz, ela é para a análise de pessoas.

Para dar conta dessa demanda, a ferramenta age de forma holística, ou seja, a ciência de dados é aplicada à performance, no processo de recrutamento e seleção, bem como no desempenho, cultura, desenvolvimento e demais processos.

O People Analytics faz a análise de informações sobre o comportamento das pessoas, por meio da tecnologia. É um processo rico, pois auxilia os gestores na escolha dos colaboradores que estão alinhados com os objetivos do negócio.

Contudo, não para por aqui. Ele se aplica a outras situações. Se o gestor precisa demitir, contratar, criar treinamentos ou quem sabe estabelecer políticas de remuneração, é bom recorrer ao People Analytics para tomar as melhores decisões.

Quando se fala de People Analytics na gestão de RH, existem outros pontos interessantes que devem ser registrados. Aqui, os destaques se devem à antecipação de necessidades. Vejamos maiores detalhes!

• o People Analytics identifica profissionais estratégicos que devem compor o quadro de colaboradores;
• indica líderes para prevenir problemas, como as falhas de comunicação;
• usa o volume de informações para prever comportamentos na empresa, com o suporte de um software de análise de dados específico;
• permite a antecipação do comportamento de candidatos nos processos seletivos, para identificar fatores que possam interferir na satisfação e na produtividade.

O que podemos entender mais sobre People Analytics? É uma incrível ferramenta que amplia a possibilidade do gestor tomar decisões mais acertadas, bem como facilita a elaboração de planos conectados com a realidade da empresa.

Implementação da leitura de dados na gestão do RH

Antes de darmos continuidade, vale lembrar que o gestor da sua empresa precisa ter consciência que a leitura de dados é uma análise importante para o setor de recursos humanos. Nesse sentido, é bom alinhar as expectativas e as ações que vão nortear o futuro da empresa em busca dos objetivos organizacionais.

Para facilitar sua missão, resolvemos trazer pontos que devem ficar em evidência na hora de construir e fazer a leitura dos dados. É só conferir cada orientação e implementar na sua corporação!

Defina metas e objetivos

O que sua empresa busca? Quais os objetivos? Os gestores precisam ter respostas para essas perguntas, pois elas representam o fator-chave desse processo. Os pontos foram definidos? Agora é só traçar o caminho que sua empresa deve percorrer e detectar quais dados precisam ser monitorados para criar as melhores estratégias.

Convide uma equipe de especialistas

Para obter sucesso nas tarefas, o líder deve contar com uma equipe de especialistas, ou seja, com conhecimentos variados e analíticos. Além disso, outros requisitos se somam, como colaboradores com visão estratégica, de processos e negócios. Reuniu todos? É só coletar as informações e interpretá-las.

Identifique os indicadores

Definiu as metas e objetivos? Já pode contar com uma equipe de especialistas? Fez a interpretação dos dados? É hora de identificar os indicadores primários e secundários, como os relacionados ao nível de satisfação, feedback de desempenho e outros. No fim, decida quais informações devem ser aproveitadas no processo.

Impacte a empresa

O momento requer correlacionar os dados para atuar de forma estratégica. Sendo assim, a partir de agora, as decisões são direcionadas às reais necessidades dos colaboradores e da organização. Vale ressaltar que as informações apresentadas trazem elementos de impacto, para decidir os rumos da empresa em seus propósitos.

Use a tecnologia

Definir os indicadores de RH é uma tarefa dos especialistas que fazem a análise de dados. Para reunir os números, é bom se valer do uso de softwares, pois eles mensuram características dos colaboradores, apontam informações sobre processos de recrutamento e, inclusive, apresentam informes sobre produtividade.

Quais são as tendências para o setor?

Aos moldes antigos, o RH burocrático perdeu espaço para o RH Digital. O que se vê são ferramentas e softwares que trazem um novo olhar e outras maneiras de executar as tarefas do setor. Por isso, as rotinas operacionais passaram a ser operadas por máquinas, com o suporte da tecnologia, e cabe aos gestores se concentrar na gestão do capital humano. Isso se chama RH estratégico!

O RH estratégico está focado na mensuração de dados e indicadores para dar respostas favoráveis ao departamento. Medição de desempenho, avaliações constantes e diversas formas de incentivos fazem parte de um sistema que já prevê um futuro marcado por novas tendências. Quer saber quais são? É bom tomar nota e adequar os processos da sua empresa o quanto antes. Acompanhe!

Inteligência Artificial

Os algoritmos baseados em inteligência artificial são fortes aliados na gestão de RH visto que automatizam as funções administrativas como o processo de recrutamento e seleção e outros, além de fornecerem indicadores importantes para a tomada de decisão na organização.

Pode até parecer estranho, mas antes mesmo de entrevistar os interessados na proposta de trabalho, as empresas têm acesso a fontes variadas de informações, para investigar quem é o possível candidato.

Vale ressaltar que essa abordagem é válida, pois permite que a organização contrate uma equipe que melhor se identifique com a cultura e as políticas da empresa. Outro detalhe importante é que a chance de rotatividade é mínima.

Salário emocional

Apesar de ser um termo desconhecido por muitos, o salário emocional já é uma forte tendência no mundo do RH. Se trata de políticas estratégicas que visam a retenção de talentos, como remuneração variável, ginástica laboral, jornadas de trabalho flexíveis, espaços de lazer e outras dezenas de benefícios.

Não restam dúvidas de que promover incentivos emocionais para o seu time proporcionará satisfação e bom clima organizacional. Tudo isso pode refletir em aumento do engajamento, comprometimento e maior produtividade.

Teletrabalho

Com a pandemia, a tecnologia em RH cresceu de forma exponencial, trazendo novos modelos de trabalho. Um deles é o teletrabalho. O que isso significa? Por conta do isolamento social, muitos colaboradores passaram a desenvolver seus ofícios no formato home office. Essa é uma tendência que não pretende recuar.

Para atender às demandas com precisão, as empresas recorreram ao uso de ferramentas tecnológicas avançadas, para dar o suporte a cada colaborador no desempenho de suas tarefas e, sobretudo, na comunicação entre líderes e liderados.

Avaliação de desempenho constante

Outra tendência é a avaliação de desempenho dos colaboradores em tempo real, de forma contínua e integrada. Em decorrência da pandemia, as organizações perceberam que precisam de adequações, se atualizar a todo instante e inovar. Logo, essa prática já se aplica no cotidiano das ações desenvolvidas pelas equipes.

É bom deixar claro que esse processo deu espaço a um ambiente de avaliações contínuas, no qual gestores e colaboradores criaram um ciclo de expectativas e feedbacks constantes.

Gamificação como ferramenta de integração

Se sua organização pretende lançar desafios para a equipe, nada melhor que aproveitar as riquezas de uma ferramenta conhecida por gamificação. Ela já é uma forte tendência nas empresas, pois traz inúmeros benefícios como o engajamento e a interação entre os colaboradores.

Falar de gamificação é entender que os jogos interativos serão úteis à sua equipe no processo de educar, conscientizar, integrar, bem como estimular a criatividade e o senso de resolução de problemas comuns.

No cenário atual, efetivar uma boa Gestão de Recursos Humanos é um trabalho desafiador. São fatores cruciais vindo do micro e do macroambiente. Se já estava complicado enfrentar a concorrência, a pandemia só agravou a situação. Entretanto, não dá para esperar o futuro chegar. Vale adequar os processos, mensurar as performances individuais, definir planos de sucessão e implantar soluções tecnológicas para apresentar diferenciais competitivos no mercado.

Precisa de ajuda para implementar a Gestão de Recursos Humanos em sua empresa? Entre em contato conosco e fale com nossos especialistas!

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by dulado

O guia completo sobre saúde mental no trabalho

Atualmente, muito se fala em saúde mental no trabalho, visto que houve um significativo aumento da competitividade no mercado. Isso se deve a fatores como o crescimento demográfico, a forte presença da tecnologia na vida moderna e as mudanças no comportamento de consumo diante da transformação digital.

Basicamente, o trabalhador moderno vive em um cenário no qual, todos os dias, é cobrado para que seus resultados sejam cada vez melhores. Ao mesmo tempo que é bombardeado com informações que o deixam apreensivo sobre sua estabilidade profissional, como incertezas políticas e socioeconômicas.

Em meio a uma rotina tão estressante, é comum que os efeitos negativos comecem a se apresentar, gerando impactos internos e externos nas empresas. Por isso, preparamos este conteúdo para que você entenda o que é a saúde mental no trabalho, quais os fatores de risco, por que é importante cuidar dessa questão, entre outros pontos cruciais sobre o assunto.

Continue a leitura para conferir!

O que é saúde mental no trabalho?

Saúde mental é o termo que abrange a qualidade de vida em termos emocionais e cognitivos ou, ainda, a ausência de uma doença psicológica. Indivíduos que são considerados mentalmente saudáveis têm mais facilidade para enfrentar as adversidades do cotidiano, além de terem maior controle sobre suas ações e emoções, evitando riscos para sua saúde e integridade física.

Dito isso, podemos afirmar que uma pessoa com a saúde mental devidamente cuidada consegue lidar melhor com suas relações pessoais e profissionais, ou seja, consegue ser mais resiliente, criativa e produtiva.

Quando se fala em saúde mental no trabalho, é importante lembrar de que o ambiente organizacional pode ser muito estressante para a maioria dos colaboradores. Afinal, os profissionais são impactados por questões diárias como relações mal resolvidas com gestores e colegas de trabalho, cobranças por resultados e, até mesmo, pressão exercida pela família ou por si para alcançar cada vez mais sucesso em sua área.

Portanto, a saúde mental no trabalho abrange cuidados para que os indivíduos não cheguem aos níveis prejudiciais de competitividade. Embora a boa competição seja encorajadora e saudável, quando ocorrem exageros, os resultados alcançados podem ser muito contrários aos esperados.

Por que é importante cuidar da saúde mental do colaborador?

Não é novidade que o desempenho profissional e a produtividade no trabalho são aspectos cruciais para a consolidação e o sucesso de uma empresa em seu segmento de atuação no mercado, concorda?

Isso significa que o contato com agentes que afetem negativamente o equilíbrio emocional e a estrutura psicológica dos colaboradores pode comprometer os resultados da organização, pois geram reações negativas, como:

• ruídos de comunicação entre os colegas de trabalho;
• dificuldade de engajamento com as causas e os objetivos da empresa;
• capacidade física e funcionamento diário afetado.

Sendo assim, é correto afirmar que a importância de cuidar da saúde mental no trabalho está no fato de que se a equipe interna é comprometida, com o decorrer do tempo, a tendência é que as consequências comecem a ser notadas em diversos departamentos e áreas da empresa.

Além disso, é importante mencionar que as doenças mentais mais comuns em ambientes de trabalho, como a ansiedade e a depressão, estão diretamente relacionadas à perda da produtividade e aos motivos de afastamento ocupacional. Para você ter uma ideia, a depressão afeta a capacidade de um indivíduo em completar tarefas cotidianas básicas, reduzindo o desempenho cognitivo.

Por essas razões, cada vez mais empresas têm investido na saúde mental no trabalho. Não apenas nos momentos de crise, mas também preventivamente, visto que as doenças desencadeadas contribuem para o aumento do turnover, do absenteísmo e da sinistralidade.

Resumindo, com a saúde mental no trabalho em dia, o profissional consegue aplicar todas as suas competências e habilidades (soft e hard skills) de maneira mais produtiva. Ainda, isso contribui para ele ter a capacidade emocional necessária para suportar todas as situações de estresse que integram o exercício de sua profissão.

Quais os fatores de risco para a saúde mental no trabalho?

Para evitar que seus colaboradores adoeçam com o tempo, é muito importante que as empresas estejam atentas aos fatores de risco presentes no ambiente organizacional. Essa é uma maneira de prevenir a incidência de problemas de saúde mental no trabalho.

Veja a seguir alguns desses fatores:

• falta de liderança nas relações entre colegas de trabalho;
• sobrecarga de trabalho;
• exigências obscuras e organizações sem ética;
• falta de uma gestão humanizada;
• abuso psicológico de funcionários;
• jornada de trabalho alta e pouco ou nada flexível;
• falta ou má qualidade das políticas de saúde e segurança do trabalho;
• precarização do ambiente de trabalho;
• participação limitada na tomada de decisões que impactam diretamente na qualidade de vida dos colaboradores;
• falta de políticas de inclusão social.

É fundamental que o departamento de Recursos Humanos acompanhe de perto cada um desses fatores, visto que são agentes cruciais no desenvolvimento de transtornos psicológicos nos colaboradores.

Qual o impacto da saúde mental no desempenho do funcionário?

Como você pôde entender até aqui, a saúde mental no ambiente de trabalho é um assunto cada vez mais discutido nas organizações modernas. Principalmente, em empresas que compreendem a importância da humanização organizacional não apenas para os resultados internos, mas como ela afeta a imagem da empresa diante da sociedade.

Agora, mostraremos alguns dos impactos diretos e indiretos pertinentes à ausência de boas políticas de saúde mental no trabalho.

Confira a seguir!

Desmotivação com o trabalho

Quando a saúde mental no trabalho é negativamente impactada pelos agentes de risco, ocorre a desmotivação profissional, desencadeando uma série de consequências. Conflitos com outros membros do time, metas inatingíveis e falta de reconhecimento pela liderança da empresa são apenas alguns exemplos de causas que desmotivam o colaborador a continuar na organização.

Entre os efeitos gerados pela desmotivação no trabalho, podemos citar:

• redução da produtividade operacional;
• aumento do absenteísmo (faltas e atrasos constantes);
• aumento do índice de turnover;
• dificuldade de trabalhar em grupo;
• preocupação exclusiva com o salário;
• perda de talentos do mercado para a concorrência;
• dificuldade para gerar engajamento entre os membros da equipe;
• falta de disponibilidade para novas tarefas.

Cabe aos gestores e profissionais do departamento de Recursos Humanos usarem as melhores estratégias de gestão de pessoas, com a finalidade de prevenir os transtornos mentais e promover o bem-estar emocional dos colaboradores.

Nesse sentido, o psicólogo da empresa tem o importante papel de auxiliar na prevenção e no tratamento da saúde mental dos funcionários. O profissional que enfrentar dificuldades deve se sentir mais acolhido possível pela organização, que, por sua vez, deve ouvi-lo sem cobranças ou represálias.

Estresse

De acordo com um levantamento de dados feito pela Organização Mundial da Saúde (OMS), mais de 70% dos trabalhadores, no Brasil, estão estressados. Entre as principais causas apontadas estão os agentes de risco que afetam a saúde mental no trabalho e a alta competitividade no ambiente organizacional. Ou seja, o estresse é considerado um dos maiores males que atingem o trabalhador brasileiro.

De forma simplificada, o estresse laboral nada mais é que uma resposta do organismo às pressões cotidianas e as ameaças presentes nas empresas. Quando essas questões não são tratadas, acabam por ocasionar uma série de outros problemas de saúde, como:

• gastrite;
• pressão alta;
• ansiedade;
• doenças cardiovasculares;
• depressão;
• perda de cabelo;
• insônia;
• enxaqueca;
• baixa imunidade;
• alergias;
• alterações gastrointestinais;
• tensão muscular;
• irritabilidade;
• problemas de concentração e de memória;
• tontura;
• angústia;
• impaciência;
• nervosismo e preocupação em excesso;
• dificuldade para tomar decisões;
• sensação de perda do controle.

Por ser uma doença mental silenciosa, muitas vezes, é difícil diagnosticar o estresse laboral com antecedência. Visto que o colaborador costuma manifestar sinais mais drásticos quando já está em seu limite.

Tanto o psicólogo quanto o psiquiatra são indicados para o tratamento. Contudo, também cabe aos gestores e ao RH tomar previdências para reduzir o estresse, como a melhoria do ambiente de trabalho, o equilíbrio das jornadas, a redução de conflitos entre colegas e líderes, além de proporcionar melhores oportunidades de crescimento dentro da organização.

Burnout

Também conhecido como esgotamento profissional, a Síndrome de Burnout é um dos transtornos emocionais relacionados à rotina laboral que mais tem se tornado comum nos tempos que vivemos, devido a fatores como a transformação digital, as mudanças no comportamento de consumo e o aumento da competitividade no mercado de trabalho.

Sua principal causa é o excesso de trabalho. Ou seja, a Síndrome de Burnout costuma ocorrer quando um trabalhador é sobrecarregado com tarefas muito desafiadoras e, por algum motivo, pode se sentir incapaz de concluí-las.

Entre seus sintomas mais comuns, podemos citar:

• cansaço excessivo, físico e mental;
• alterações repentinas de humor;
• insônia;
• sentimentos de incompetência;
• pressão alta;
• alteração nos batimentos cardíacos;
• dificuldades de concentração;
• isolamento;
• fadiga;
• dores musculares;
• sentimentos de derrota e desesperança;
• dor de cabeça frequente;
• alterações no apetite;
• negatividade constante;
• sentimentos de fracasso e insegurança;
• problemas gastrointestinais.

Para que a Síndrome de Burnout seja diagnosticada, é preciso que o indivíduo passe pela avaliação de um profissional de saúde, sendo mais recomendado um psiquiatra, juntamente com um psicólogo. Basicamente, o tratamento é feito com psicoterapia, porém, em alguns, também abrange o uso de medicamentos, como ansiolíticos e antidepressivos.

Como melhorar a saúde mental no ambiente de trabalho?

Agora que você já sabe o que é saúde mental no trabalho, quais os agentes de risco que a comprometem e quais os problemas relacionados à sua ausência, mostraremos algumas estratégias e medidas que podem ser implementadas pela gestão de pessoas, a fim de tornar o ambiente organizacional mais saudável, acolhedor e produtivo.

Observar os sinais dos colaboradores

Dificilmente um colaborador, de um dia para o outro, acorda se sentindo insatisfeito com a forma como é visto e tratado pela empresa que atua e muda seu comportamento de forma drástica. O fato é que a saúde mental no trabalho é prejudicada com o decorrer do tempo, por meio do contato com situações estressantes que se somam dia após dia, até que o colaborador chegue ao seu limite.

Portanto, é imprescindível que tanto o departamento de Recursos Humanos quanto a liderança da empresa, e os demais profissionais responsáveis pela gestão de pessoas, acompanhem de perto o comportamento dos funcionários.

Alguns sinais discretos e não-intencionais dados pelos colaboradores podem mostrar que a empresa precisa urgentemente fazer mudanças radicais em suas políticas internas e humanizar o ambiente organizacional. Líderes maduros e preparados não levam esses sinais para o lado pessoal, mas compreendem o importante contexto por trás deles.

Criar um ambiente organizacional saudável

Um ambiente organizacional tóxico é a principal causa dos problemas de saúde mental no trabalho. Isso está diretamente relacionado tanto com a cultura da empresa quanto com a ausência do conforto material, para a execução das tarefas diárias.

Portanto, é fundamental que os gestores façam os ajustes necessários para que a organização se adéque a todos os critérios, a fim de garantir o bem-estar no trabalho. Por exemplo,

• fornecimento de todos os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e Coletivos (EPCs);
• local ergonomicamente confortável;
• temperatura adequada;
• controle de luminosidade e ruídos;
• decoração agradável;
• ambiente hospitalar organizado e limpo;
• espaços reservados para momentos de pausa e relaxamento;
• todo material necessário para que o serviço seja feito com qualidade;
• quantidade de horas efetivas proporcional à quantidade de tarefas diárias.

Desenvolver um programa de saúde mental

Para colher resultados satisfatórios, é importante que a empresa não aposte apenas em medidas isoladas. Gerar impactos significativos em todos os envolvidos é uma tarefa que exigirá esforços por parte da gestão, como a implementação de um programa de saúde mental com metas segmentadas.

Em primeiro lugar, a organização deve compreender qual é o perfil emocional predominante nas pessoas que integram a comunidade onde está inserida. Dessa forma, será mais fácil chegar a melhores práticas e decisões a serem tomadas em cada caso em particular, incluindo a coordenação de cuidados médicos e o apoio profissional especializado.

Nesse momento, é importante ressaltar que o uso de tecnologia pode ser altamente benéfico. Por exemplo, o departamento de RH pode usar ferramentas de autoavaliação, para determinar como está a saúde mental no trabalho, com questionários que podem ser preenchidos por cada trabalhador diretamente do computador ou dispositivo móvel.

Tendo esses dados em mãos, isto é, um relatório completo sobre o nível de saúde emocional dos funcionários, os gestores terão todas as informações que precisam para tomar medidas preventivas, reduzir o absenteísmo, elevar a produtividade e, claro, fazer o controle de agentes de risco em casos mais delicados.

Oriente os colaboradores a fazerem pausas

De acordo com uma pesquisa, uma das melhores maneiras de evitar acidentes ocupacionais e evitar erros que possam causar prejuízos é proporcionar aos trabalhadores momentos de intervalos após longos períodos de trabalho.

Essa prática é fundamental para evitar o esgotamento mental e os transtornos psicológicos provenientes de uma rotina laboral exaustiva. Isso se deve ao fato de que o estresse está intimamente ligado ao aparecimento de episódios depressivos, já que o organismo libera o hormônio cortisol de forma prolongada diante dessas circunstâncias.

Por isso, é muito importante que a empresa se certifique de não sobrecarregar seus funcionários, com a intenção de que eles concluam as tarefas mais rapidamente ou, ainda, como forma de estimular melhores resultados.

As pausas podem ser programadas de diversas maneiras, tendo como parâmetros fatores como a natureza da organização e o ritmo de produtividade esperado. O RH deve avaliar o que é mais indicado: adotar pequenas pausas de cinco a dez minutos, a cada uma ou duas horas, por exemplo, ou permitir que colaborador decida o momento que prefere descansar.

Estimular a prática de exercícios

Hoje, há um reconhecimento popular sobre o importante papel da prática de atividades físicas na manutenção da saúde mental e física, dentro e fora do trabalho. Afinal, os hábitos de saúde tendem a evoluir à medida em que a sociedade avança.

Isso significa que o estímulo da prática de exercícios, isto é, atividades direcionais às reais necessidades dos funcionários, é muito importante para que o ambiente organizacional seja mais produtivo, harmônico e saudável. Uma boa alternativa, nesse sentido, é contar com uma estratégia de coaching preventivo, que abranja os cuidados com a mente e com o corpo.

O uso de equipes multidisciplinares de saúde para trazer esse tipo de solução tem se tornado muito comum nas organizações modernas. A finalidade é educar os profissionais a respeito da importância de bons hábitos alimentares, prática de atividades físicas, manejo do estresse, entre outras questões.

Reconheça o trabalho e ofereça incentivos

Um dos fatores que está diretamente ligado à desmotivação dentro das empresas é a falta de reconhecimento pelo trabalho feito. Embora a remuneração financeira seja a maior preocupação de qualquer trabalhador, sentir que suas funções têm algum significado é crucial para que o indivíduo mantenha o foco em suas obrigações diárias.

Existem diversas maneiras de uma organização mostrar que reconhece os esforços de seu time de profissionais, seja por meio de bônus em dinheiro, premiações, folgas, brindes, confraternizações ou até mesmo elogios.

No entanto, a melhor maneira de mostrar reconhecimento é oferecer benefícios ligados à saúde mental no trabalho, como um bom plano de saúde aos funcionários e a presença de profissionais especializados dentro da organização. Assim, os colaboradores poderão cuidar de seu emocional e físico sem as preocupações de gastos adicionais, já que a questão financeira também é uma das causadoras dos transtornos mentais.

Dar feedbacks

Para ter uma compreensão mais ampla e precisa sobre o perfil de cada integrante da equipe, é essencial que a empresa tenha um canal de comunicação aberto para receber críticas e sugestões. O caminho mais prático para se obter informações claras a respeito dos fatores que comprometem a saúde mental no trabalho é justamente dar ouvidos aos funcionários.

A troca de feedbacks no ambiente corporativo permite que os responsáveis pela força de trabalho da empresa digam o que sentem e o que pode ser feito para otimizar, ou até mesmo mudar, os pontos que os incomodam.

Um verdadeiro líder não tem nenhuma dúvida de que o diálogo aberto e a comunicação sincera (sem receio de represálias) traz benefícios inestimáveis para o cotidiano da organização. Ao mesmo tempo que permite que situações atípicas e problemas rotineiros sejam analisados de perto.

Promova a saúde mental no trabalho

Por fim, mas não menos importante, é preciso que a organização invista em medidas para trazer melhorias significativas na qualidade de vida e no bem-estar dos profissionais. Existem diversas iniciativas para que a saúde mental seja promovida dentro da empresa. Além de proporcionar um ambiente saudável, é possível investir em benefícios, como ginástica laboral ou quick massage, para reduzir o estresse e renovar as energias dos funcionários.

Também, é importante fornecer momentos de relaxamento e descontração, como happy hours e dinâmicas, para que os membros da equipe se conheçam melhor. Esse tipo de atividade é indispensável, devido ao fato de que o trabalho em equipe e a sensação de pertencimento ao grupo têm grande representatividade na vida das pessoas.

Como você pôde conferir neste conteúdo, a saúde mental no trabalho é um assunto que tem sido colocado em pauta pela maioria das empresas que entenderam a importância da humanização nas relações entre empresa e funcionários. Mostramos como é crucial que haja um equilíbrio entre a cobrança por resultados, o desempenho almejado e os meios oferecidos para que a manutenção emocional do colaborador seja realizada.

Mostramos também como a ausência de saúde mental no trabalho gera consequências negativas tanto internamente quanto em aspectos externos, reduzindo a produtividade do negócio e abrindo margem para outros problemas, como o aumento do absenteísmo e do turnover.

Por fim, você conferiu uma série de boas práticas sobre como garantir a saúde mental no trabalho, como estabelecimento de um programa para cuidar dessas questões, preocupação e análise dos comportamentos dados pelos profissionais e estratégias para transformar o ambiente organizacional em um local saudável, harmonioso e acolhedor.

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by dulado

O que é BPO e quais os benefícios para a minha empresa?

Uma estratégia que ganha cada vez mais espaço na busca por inovação e eficiência nas empresas é o Business Process Outsourcing (BPO). Ao ser traduzido, literalmente, significa Terceirização de Processos de Negócios. O mercado, que se vê obrigado a buscar redução de custos, sem perda na produtividade, enxerga potencial no BPO, que é uma forma de transferir algumas atividades para empresas especializadas.

O BPO é uma tendência que aumenta a competitividade dos negócios de maneira significativa, já que possibilita aos líderes focar no core business da empresa e deixar as demais atividades aos cuidados de profissionais especializados. Os gerentes precisam conhecer melhor esse conceito, que não envolve uma simples assessoria ou consultoria ofertada à organização.

Muitas empresas se destacam devido à adesão ao BPO, que ajuda a demonstrar ao público os seus diferenciais. O conceito inclui a gestão estratégica de pessoas e busca soluções para agregar valor aos negócios das organizações contratantes. Neste conteúdo, vamos explicar como o BPO surgiu e como funciona na prática, além de explicar suas diferenças em relação à terceirização.

Quer saber quais são os objetivos do BPO e se a estratégia oferece alguma desvantagem? Siga em frente e conclua a leitura deste artigo!

O que é o BPO na prática?

Cada dia mais consolidado no Brasil, o processo se refere à contratação de uma firma terceira para administrar uma área de importância para o negócio da empresa, mas que não seja do ramo da atividade-fim. Ela deve fornecer e implantar tecnologia, conhecimento e eficácia aos procedimentos.

A seguir, veja alguns detalhes sobre o BPO!

Avaliação profunda da empresa

A diferença entre BPO, terceirização e trabalho temporário é que a primeira exige uma avaliação a fundo da organização e de todos os seus processos e, com isso, a empresa contratada deve sugerir um novo modelo para os serviços da contratante. Ela vai fazer uma série de atividades que não são oferecidas pelas prestadoras de serviços terceirizados.

Setor do front-office ou do backoffice

O BPO não é uma simples assessoria ou consultoria, já que a empresa contratada assumirá integralmente uma atividade ou um setor importante do front-office ou do backoffice. No entanto, esse serviço não poderá ter relação com o core business da organização contratante, pois essa prática ainda é proibida. A estratégia possibilita contratar uma parceira para cuidar de áreas específicas.

Conhecimento qualificado

A contratação do BPO permite a atribuição das atividades relacionadas ao setor de RH, jurídico, tributário, contábil ou de tecnologia da informação (TI), por exemplo. A parceira que oferece o BPO deverá ter know-how na área que pretende operar, além de outros diferenciais, para que as operações do cliente sejam mais valorizadas, como inovação de processos, tecnologia e conhecimento qualificado.

Operação mais enxuta

Os resultados de contratar o BPO é a redução dos custos, gestão de pessoas, colaboradores focados nos objetivos do negócio e uma operação mais direcionada e enxuta. A estratégia da empresa contratada não é criar um plano de ações e fazer o acompanhamento da sua implementação, como ocorre com as consultorias. Ela não se envolve na rotina produtiva da contratante.

Como surgiu o BPO?

O BPO surgiu no início dos anos 1990, como uma modalidade de terceirização de serviços voltada aos processos transacionais das empresas. Na atualidade, essas atividades não têm muito valor e são feitas sem a interferência humana, pois foram automatizadas. A partir do ano 2000, houve o boom tecnológico e os empresários perceberam a necessidade de terceirizar alguns serviços.

Sendo assim, o BPO evoluiu juntamente com a tecnologia e passou a fazer parte dos processos mais estratégicos e complexos das empresas. As áreas de backoffice foram incluídas na lista dos serviços terceirizados e isso gerou uma redução de custos operacionais considerável para as organizações. Diversas transformações aconteceram desde o surgimento dessa estratégia.

Com aproximadamente 30 anos de existência, o BPO foi impactado pelas tecnologias digitais, que modificaram o modo de relacionamento das pessoas com a informação. Os avanços tecnológicos possibilitaram a incorporação da automação dos sistemas nos processos produtivos, com o auxílio do Robotic Process Automation (RPA). Hoje, os robôs imitam ações humanas, eliminam erros e melhoram a produtividade.

Como o BPO funciona?

O BPO otimiza os processos de outras organizações e oferece recursos, com o objetivo de elevar a produtividade. Ele permite a terceirização de tudo que não esteja relacionado à atividade principal do negócio da parceira e pode ter uma sede própria ou ser alocado na empresa contratante.

Abaixo, observe algumas características do BPO.

Acordo de nível de serviço

Esse trabalho é feito com Service Level Agreement (SLA), no qual é determinado o escopo da função ou o que será entregue pela contratada ao contratante. Portanto, a contratação depende do tipo de serviço e da relevância que ele tem para a empresa. Por exemplo, o BPO financeiro requer maior integração entre as partes contratantes.

Profissionais especializados

As informações do SLA precisam ser claras e objetivas, de modo que haja transparência nas operações de ambas. O BPO encontra meios para a otimização dos processos da sua parceira e atende às demandas seguindo as suas diretrizes, para que os objetivos sejam atendidos. Os profissionais que prestam os serviços são competentes, especializados e dedicados.

Potencial estratégico

Ao contratar o BPO, os gerentes têm mais tempo e liberdade para focar em suas tarefas. As empresas ganham potencial estratégico e operacional para a criação de métodos que aumentem a lucratividade do negócio. É claro que os setores que foram entregues à prestadora de serviços não poderão ser esquecidos, mas a responsabilidade será da empresa contratada.

Atividades secundárias

A fornecedora do BPO aplicará tecnologias inovadoras e seus conhecimentos para cuidar das atividades secundárias da empresa contratante. Ela reportará como diversas atividades podem ser feitas, ajudará a organizar os processos e os recursos etc. Você poderá contratar BPO para áreas mais estratégicas e que exijam conhecimentos técnicos.

Qual a diferença entre BPO e terceirização?

O termo terceirização é usado para abordar o assunto BPO, mas os seus significados são completamente diferentes. O BPO é uma estratégia que avalia de forma aprofundada as empresas e todos os seus procedimentos, para o desenvolvimento de um modelo inovador e que abarque os serviços organizacionais. Não é simplesmente a transferência de uma atividade para uma parceira.

Mais qualidade aos processos

A contratação do BPO agrega conhecimentos, soluções tecnológicas e, principalmente, mais qualidade aos processos. A terceirização é o repasse de um setor que ficará aos cuidados de outra organização, tais como atendimento médico, manutenção, limpeza, segurança predial, alimentação etc. Essas tarefas podem ser feitas pela terceirizada sem a criação de um plano específico.

Relacionamento mais profundo

O BPO não é uma terceirização tradicional, pois o relacionamento construído entre as empresas contratantes se destaca de modo considerável. As empresas terceirizadas oferecem um serviço simples e têm caráter mais direto, por exemplo, o fornecimento de mão de obra especializada para a execução de um projeto ou uma obra específica.

Mapeamento das necessidades

Empresas terceirizadas fazem uma entrega única, mas não criam um novo modelo para as atividades empresariais, como faz o BPO. Este envolve uma contratação mais relevante de uma empresa que tem expertise em vários assuntos e representa um departamento inteiro de um negócio. Ele mapeia as necessidades de sua parceira e elimina as suas dores.

Quais os objetivos do BPO?

A empresa que implementa o BPO para atender a alguns setores pode ter vários motivos para tomar essa decisão. Se você ainda tem dúvidas sobre a possibilidade de fazer uma contratação para aproveitar os benefícios dessa estratégia, confira a seguir alguns objetivos que poderão ser atendidos por uma parceira especializada, que lidará com as atividades-meio da sua organização.

Custos reduzidos

Um dos maiores objetivos do BPO é reduzir os custos relativos à contratação de colaboradores especializados e ao pagamento de altos salários. A sua empresa não precisará mais se envolver na curva de aprendizado de um colaborador, nem fornecer treinamentos internos ou cursos para a atualização desse profissional. O BPO eliminará despesas referentes à tecnologia e à capacitação de funcionários.

Mais produtividade

A empresa BPO cuidará das atividades secundárias e permitirá que a equipe do cliente se mantenha engajada nas tarefas mais relevantes do negócio. Com isso, a produtividade aumentará e os gestores não terão que trabalhar com colaboradores ineficientes. Consequentemente, os lucros aumentarão e a liderança poderá fazer planos para expansão.

Excelente custo-benefício

Contratar uma parceira BPO oferece excelente custo-benefício para as organizações, que terão acesso a uma estrutura adequada enquanto mantiver a contratação dos serviços. A empresa contratada já terá feito ou fará os investimentos necessários em gestão e tecnologia e terá os conhecimentos necessários para oferecer atendimento com excelência.

Serviços especializados

Outro objetivo do BPO é o fornecimento de serviços especializados aos seus clientes. A empresa contratada é uma prestadora extremamente qualificada, que terá as suas atividades mensuradas conforme os termos do SLA e deverá fazer o registro das informações referentes ao seu próprio desempenho, além de usar métricas e fornecer relatórios.

Uso de softwares

Além de permitir que a contratante fique com o foco voltado para as suas atividades principais, a empresa BPO usará softwares e soluções inovadoras que serão incluídas em sua infraestrutura para prestar excelentes serviços. Elas farão as suas operações com o objetivo de agregar valor aos clientes e promover o seu sucesso no mercado.

O uso de soluções tecnológicas é praticamente obrigatória para quem oferece BPO aos seus clientes. Elas ajudarão as parceiras a se tornarem mais competitivas, fornecerão sistemas mais completos que facilitarão o cotidiano e oferecerão funcionalidades que trarão vantagens. Existem softwares BPO que são perfeitos para atender a setores específicos.

Remuneração compatível

O BPO deverá passar por adaptação conforme as necessidades das empresas. A fornecedora dos serviços poderá ofertar pacotes e planos com possibilidade de personalização, para que os diferentes perfis de negócios sejam atendidos mediante a cobrança de remuneração compatível com as suas demandas.

Quais as vantagens do BPO?

Contar com um profissional especializado para cuidar dos processos e recursos de sua empresa é um dos benefícios do procedimento que, com certeza, pode contribuir para o desenvolvimento humano e organizacional. O trabalho, quando feito por especialistas, tende a ser rápido e preciso, reduzindo tempo e aumentando a qualidade de produção. Entretanto, as vantagens podem ir além.

Diminuição de processamentos manuais

O trabalho será feito por especialistas que serão mais eficientes que os colaboradores internos. Eles promoverão o aumento da produtividade e possibilitarão maior dedicação de gestores, líderes e colaboradores às atividades estratégicas do negócio. Haverá mais flexibilidade dentro da empresa, acesso às tecnologias e garantia de inovação.

Economia de recursos

A substituição dos custos fixos dos departamentos internos por custos variáveis para o atendimento das demandas de serviços gera a economia de recursos. A empresa vai economizar com a ausência de encargos e verbas trabalhistas, treinamentos e capacitações de colaboradores, além de processos de seleção e desligamento feitos pela empresa que fornece o BPO.

Tempo otimizado

O tempo dos colaboradores da empresa contratante é otimizado, já que diversos serviços são repassados para a contratada. Com isso, os funcionários podem se dedicar às suas tarefas e aumentar a qualidade do seu trabalho. O ambiente ficará menos sobrecarregado, tendo em vista que não haverá tanta pressão para a execução de tarefas administrativas.

Conhecimentos específicos

Com o BPO, a sua empresa poderá contar com o apoio de profissionais qualificados e especializados para atividades específicas. Eles são experientes para a execução dos processos, de modo que as tarefas serão feitas por colaboradores externos capacitados. Assim, as suas demandas poderão ser atendidas com eficiência e qualidade.

Por onde começar a colocar o BPO em prática?

Para saber por onde você deve começar a colocar em prática a contratação do BPO, avalie as dores da empresa e analise os negócios que ela faz. Procure testar algumas soluções que tornarão as atividades mais ágeis e faça avaliações em vários setores.

Adiante, forneceremos dicas práticas para serem aplicadas nos departamentos da sua organização.

Recursos Humanos

Comece a colocar o BPO em prática diminuindo a papelada usada nesse departamento e colocando as informações em ambiente virtual. Desenvolva padrões para a nomeação dos arquivos e estabeleça o nível de acesso às documentações da organização. Organize por tipo de arquivo e por data, além de desenvolver procedimentos separados para DHO, pagamentos de salários e benefícios, além de processos de admissão e seleção.

Para os serviços específicos de recrutamento, temos o RPO, que é a sigla de Recruitment Process Outsourcing. Trata-se de um programa ou solução utilizada para atrair os talentos ideais para as empresas com o uso de metodologias aprimoradas.

Contabilidade

No setor contábil, mantenha a atenção na gestão de contratos, atendimento às normas tributárias e fiscais, termos aditivos e reajustes legais. Integre os processos de ponto eletrônico, folha de pagamento e administração de benefícios com o departamento que faz a contabilidade. Os profissionais que fazem o balanço patrimonial e a escrituração devem ter contato com a área jurídica.

Jurídico

O departamento jurídico visa a garantia da realização de procedimentos em conformidade com as legislações vigentes. Nem todas as empresas têm condições para formar uma equipe jurídica que atenda a questões específicas do negócio. Por isso, o BPO facilita o acesso às normas, presta assistência em processos judiciais e controla prazos.

Tecnologia da informação

O gerenciamento da infraestrutura de TI é relevante para a máxima eficiência dos equipamentos e servidores internos. As questões inerentes a essa área são complexas e exigem conhecimento técnico e especializado. A contratação de uma empresa BPO que faça gestão de TI garantirá segurança e estabilidade, bem como o suporte necessário.

Como tornar o BPO mais eficiente?

Para tornar o BPO mais eficiente, é necessário que haja interação entre as empresas contratantes. Não basta apenas terceirizar processos, você terá que ficar atento às tendências do mercado e atualizar a sua parceira em relação ao surgimento de novas demandas ou necessidades que precisam ser atendidas. Comunique-se com os profissionais especializados e peça sugestões que facilitem o seu trabalho.

Compreenda o momento da sua organização e contrate os serviços ideais para a alavancagem dos negócios. Busque uma fornecedora que use um sistema apropriado, já que as tecnologias que capturam dados em tempo real são essências para a obtenção de relatórios atualizados. Assim, será mais fácil obter insights valiosos e tomar decisões acertadas.

Quais os cuidados ao escolher uma empresa para o BPO?

É preciso ter cautela e pesquisar a empresa mais adequada para fornecer a estratégia de BPO em sua empresa. Primeiramente, os valores de seu empreendimento devem ser compatíveis com os da contratada, para que não haja conflitos. Além disso, é fundamental que a empresa tenha competência, experiência e reconhecimento na área de atuação. Também é importante que seus processos sejam automatizados e garantam a qualidade do serviço.

Outros fatores que devem ser considerados são: solidez, segurança e qualidade. Ainda, é interessante procurar por empresas consolidadas no mercado e que trabalhem com setores distintos.

No Grupo SERES, avaliamos a necessidade específica de cada cliente. Logo após, desenvolvemos o projeto, os processos e os indicadores de performance. Com vasta experiência em setores como óleo e gás, farmacêutico, energia, automotivo, logístico e de alimentos, temos o diferencial técnico para diversos processos.

Quais os erros a serem evitados?

O BPO do setor de RH é uma excelente opção para automatizar processos e ampliar a eficiência das empresas, no atual cenário econômico do Brasil. Contudo, para usufruir de todos os benefícios dessa contratação, é necessário compreender o funcionamento dos serviços e analisar como eles poderão aprimorar o desempenho da organização.

A seguir, você encontrará erros que deverão ser evitados.

Receio de mudanças

O departamento de RH de uma empresa, normalmente, é visto como fundamental para as suas operações. Nesse setor são manuseados todos os dados dos empregados, as questões internas e os diversos processos burocráticos relevantes para o cotidiano. Os medos de mudar e de contratar o BPO são naturais, já que a competição no mercado é acirrada, mas a flexibilidade pode trazer benefícios.

O BPO que atende o setor de Recursos Humnanos usa softwares e soluções que foram elaboradas para a administração das demandas específicas desse departamento. Os profissionais da empresa contratada são capacitados e têm experiência para ajudar a tirar dúvidas, resolver problemas internos e auxiliar quando ocorrerem mudanças nas legislações aplicadas à área.

Desconhecimento dos custos

As empresas podem desconhecer os custos da administração interna de um RH humanizado, os gastos decorrentes de infraestrutura para controle de ponto, frequência, elaboração e emissão de folha de pagamento, colaboradores capacitados, tecnologias e sistemas etc. Esses valores podem permanecer ocultos e os gestores não conseguirem mensurar a sua quantia, para ver se vale a pena contratar o BPO.

As despesas do RH podem ficar invisíveis, porque os procedimentos desse departamento são internos, relacionados ao setor jurídico e de TI. Por essa razão, é importante avaliar todos os gastos envolvidos nessa área, eliminar os mitos sobre o BPO e colocar um fim nas inseguranças decorrentes da falta de conhecimento. A terceirização trará uma gama de benefícios para a organização.

Incompreensão dos termos do BPO

Os termos envolvidos na contratação do BPO podem confundir os gerentes, visto que são decorrentes de termos ingleses. Nos SLAs, você vai encontrar referências a software como serviço (SaaS), terceirização da gestão de aplicativos (AMO), serviços gerenciados, prestador de serviços de aplicativos (ASP), terceirização de processos empresariais (terceirização de RH — BPO) e serviços de terceirização abrangentes.

Para escolher os serviços adequados, é necessário analisar esses termos e verificar as reais necessidades da sua companhia. O BPO é um serviço disruptivo e abrangente, motivo pelo qual as empresas contratantes precisam avaliar a gama de opções ofertadas, no momento de fechar uma parceria que deverá ajudar com questões estratégicas do negócio, tais como finanças, análise de tributos etc.

Avaliações em curto prazo

Ao optar pelo BPO em função das pressões do mercado, a empresa poderá fazer uma análise parcial da situação e dos benefícios a serem obtidos. Os líderes deverão compreender que a contratação de uma fonte de conhecimento externo é primordial para a redução dos custos e o aumento dos lucros em médio e longo prazo.

O relacionamento com a parceira contratada deverá ser duradouro para que as necessidades futuras sejam satisfeitas, não apenas para a obtenção de vantagens em curto prazo. A parceria servirá para que as duas organizações cresçam juntas, aprimorem os seus negócios e evoluam, para conquistar o mercado e alcançar a consolidação.

Consideração dos preços

Um bom gerente não pode focar apenas nas questões inerentes ao preço na hora de adquirir uma solução ou os serviços BPO. Embora a maioria dos profissionais enfrente pressões constantes para a economia e a redução de custos, você precisa verificar se a terceirização do departamento é interessante e se será eficaz.

Confira se há necessidade de cortar gastos, mas não contrate empresas que ofereçam serviços com custos baixos e que não entreguem bons resultados. Contrate uma empresa especializada em BPO que ajude a diminuir custos gerais, aumentar a eficiência e reduzir riscos. Além do mais, selecione uma empresa que contribua para a continuidade dos negócios e assuma responsabilidades.

Escolha de parceiras inadequadas

Escolha a parceira mais adequada para seu produto ou solução. Não tenha pressa para selecionar a empresa que fornecerá os serviços para departamentos importantes, pois existem prestadoras de serviços que não atenderão às suas demandas. Invista tempo para compreender os termos do SLA, sem deixar de considerar todos os fatores e critérios relevantes.

Implantação apressada

Depois que você decidir pela contratação do BPO, não procure acelerar demais as mudanças, para evitar decisões equivocadas. O sucesso de um projeto exige planejamento, cuidado, gerenciamento de diversos fatores, gestão humanizada, colaboração das equipes e uma parceria ideal com a prestadora de serviços. Se a implantação for apressada, algumas etapas serão suprimidas e causarão prejuízos.

O que é o BPO para ir além na inovação?

Com o avanço tecnológico e a mudança do perfil dos consumidores, as empresas precisam se dedicar às estratégias que realmente importam aos clientes. Por isso, é necessário investir em inovação e compreender o que o consumidor quer.

Com o BPO, além da garantia de conhecimentos específicos por meio de profissionais capacitados e experientes, o ambiente de trabalho tende a ficar menos sobrecarregado. Outra vantagem é que os gestores têm mais tempo para pensar na atividade-fim, produzir mais e avaliar o desempenho da empresa, aumentando a performance.

Agora, você já sabe o que é BPO e quais são os benefícios para a sua empresa. Evite cometer erros na contratação de uma fornecedora de serviços BPO, para não comprometer as operações da sua organização. Contrate uma empresa que atue em nível nacional, atendendo diversos segmentos e que esteja sempre atenta às novas soluções, ferramentas e tecnologias.

Achou interessante? Então, entre em contato conosco e saiba mais sobre o assunto!

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by dulado